Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
- In ra chứng từ nhập hàng hàng ngày của từng nhà cung
cấp(để duyệt và lu trữ).
- Tổng hợp chứng từ nhập hàng ngày của từng nhà cung cấp,
từng loại sản phẩm.
3. Thời gian thực hiện.
Thời gian thực hiện từ 28/8/2002 đến 25/8/2002.
5
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Phần 2
Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin thu tiền bán hàng tại siêu thị 1E
trờng chinh
I. Quá trình phân tích.
I.1 Giai đoạn 1: Thiết kế khả thi sơ bộ
I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng tại siêu
thị
I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến.
I.1.3 Mô tả dự án:
Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuôn
viên rộng 500 m
2
1 căn nhà 4 tầng rộng 300 m
2
đợc đa vào khai thác.
Có hơn 700 hàng hoá khác nhau đợc chia làm 11 nhóm:
- (01) Quần áo.
- (02) Dầy dép, cặp , túi sách.
- (03) Đồ trang sức.
- (04) Đồ chơi trẻ em.
- (05) Dụng cụ gia đình.
- (06) Hàng mĩ phẩm.
- (07) Các loại thực phẩm khô.
- (08) Các loại thực phẩm tơi sồng.
6
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
- (09) Đồ dùng học sinh.
- (10) Đồ trang trí.
- (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác.
Sơ đồ bố trí hàng hoá trong siêu thị.
Tầng 1: Chứa các loại hàng hoá thực phẩm tơi và khô (thuộc
nhóm hàng 07 và 08).
Tầng 2: Chứa các nhóm hàng (03,04,05,06,09,11).
Tầng 3: Chứa các nhóm hàng(01,02,10).
Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử hiện đại.
Hiện tại sau khi mới thành lập và đi vào hoạt động các nhân viên tính tiền
dựa vào phần mềm mua lại của một siêu thị khác, do vậy nó không phù hợp
với môi trờng làm việc ở đây , thờng xuyên bị mộit số lỗi về phơng pháp
tính tiền, tính tiền sai, do vậy tạo phản ứng không tốt từ phía khách hàng.
Sơ đồ DFD
7
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
I.1.4 Giải pháp.
Tin học hoá cả 4 khối xử lý.
Phần cứng: 7 máy PC đợc kết nối thành mạng cục bộ (LAN), không
có máy chủ, 1 máy in.
Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 và một số
phần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, một số trò chơi
giải trí nhỏ )
Tổng sỗ kinh phí
- 7 máy PC (mỗi máy 8 triệu ) 56 triệu.
- 1 máy in 4 triệu.
- Phần mềm 10 triệu.
8
Khách hàng
1.0
lập hoá đơn,
xử lý thu tiền
2.0
Ghi chép
vào thẻ
kho
3.0
Nhập hàng
4.0
Tổng hợp
thu, chi
Hàng đã
chọn
Hoá đơn thu tiền
Phiếu xuất
Nhà cung cấp
Phiếu thu
tiền
Phiếu chi
Phiếu
nhập
HD
nhập
Phiếu chi
tiền
Giám Đốc
Báo cáo thu,
chi
Bc Bán hàng
Bc tồn kho
Bc mua hàng
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
- Đào tạo 1 triệu.
- Quản lý 1 triệu.
Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.
Thời gian thch hiện giai đoạn 1 từ 01/9/2002 đến 08/9/2002.
I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
I.2.1 Đội ngũ cán bộ phân tích:
- 2 phân tích viên:(Trần Văn Sung và Phạm Đăng Thành)
- 1 cán bộ quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng.
Xác định các phơng pháp thu thập thông tin.
- Phỏng vấn
1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến.
2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng.
3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang.
4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh.
5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh
6- Khách hàng mua hàng.
- Quan sát việc thu tiền khi bán hàng.
- Nghiên cứu tài liệu, với các tài liệu:
1- Hoá đơn nhập, xuất hàng hoá.
2- Phiếu thu, chi tiền.
3- Danh mục hàng hoá.
4- Các báo cáo tài chính có liên quan.
9
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
5- Các dự án phát triển siêu thị trong tơng lai.
Thời gian thực hiện từ 08/9/2002 đến 18/9/2002.
I.2.2 Môi trờng hệ thống.
Môi trờng ngoài
1- Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại.
2- Trong giai đoạn hiện nay vấn đề văn minh trong mua sắm ngày
càng đợc nâng cao, do vậy việc các siêu thị lần lợt ra đời phản
ánh một cách tích cực vấn đề an toàn và văn minh trong việc mua
sắm hàng hoá.
Môi trờng trong hệ thống:
1- Nhiệm vụ của siêu thị là cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêu
dùng một cách văn minh nhất, lịch sự nhất đáp ứng tối đa nhu
cầu của khách hàng trong điều kiện có thể. Và tạo ra sự an toàn
khi mua sắm.
2- Siêu thị 1E Trờng Chinh mới đợc xây dựng và đi vào hoạt động
tháng 11/2001, do vậy mục tiêu của ban lãnh đạo siêu thị là sẽ
mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các lĩnh vực khác nữa nh điệ
tử, điện máy không những vậy họ còn đa ra chính sách nhằm
phục vụ tốt hơn nữa đối với nhu cầu của khách hàng.
3- Siêu thị có 20 cán bộ công nhân viên trong đó: 1 Giám đốc, 1 kế
toán, 5 nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), 5 nhân viên bảo vệ
và 7 nhân viên phụ trách việc khuân vác và xắp xếp hàng hoá
trong siêu thị, 1 nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồn kho.
Tiến hành phỏng vấn.
1- Phỏng vấn nhân viên bán hàng.
10
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Họ và tên: Nguyễn Thu Trang. Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên thu tiền bán hàng thông tin ra
2- Phỏng vấn nhân viên quản lý kho
Họ và tên: Lê Văn Hạnh . Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên quản lý kho thông tin ra
3- Phỏng vấn nhân viên kế toán
11
Khách hàng
Lập hoá đơn, xử
lý thu tiền
Hàng hoá
đã chọn
Hoá đơn
bán hàng
Phiếu
xuất
Phiếu thu
tiền
Bc bán
hàng
Nv quản lý
kho
Nv Kế toán
Hồ sơ
hàng
bán
Lập báo cáo bán hàng
Giàm Đốc
Nv bán hàng
Ghi chép vào thẻ
kho
Danh sách
hàng tồn
Bc tồn
kho
Nv kế toán
Thẻ kho
Lập báo cáo hàng tồn
kho
Giàm Đốc
Phiếu
xuất
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Họ và tên: Phạm Thu Hơng Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên quản lý kho thông tin ra
4- Phỏng vấn nhân viên mua hàng
Họ và tên: Phạm Đăng Thịnh Đích
Nguồn thông tin vào Chức vụ: Nhân viên mua hàng thông tin ra
12
Nv bán hàng
Tổng hợp thu, chi
Bc thu,
chi
Sổ thu
chi
Lập báo cáo thu chi
Giàm Đốc
Phiếu
chi
Phiếu thu
tiền
Nv mua hàng
Nhà cung cấp
Xử lý chi tiền
mua hàng
Phiếu chi
Bc hàng
mua
Nv kế toán
Sổ
mua
Lập báo cáo hàng mua Giàm Đốc
Hoá đơn
mua hàng
Trả tiền mua
hàng
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
Sơ đồ DFD chi tiết
Phích vấn đề:
Vấn đề Nguyên nhân Mục tiêu Giải pháp
1 việc tính tiền
cho khách còn
có sự nhầm lẫn,
khiến khách
hàng không hài
lòng và phàn
1. do công tác
tính toán còn
mang nhiều tính
thủ công, giá bán
hàng hoá không
đợc lu trữ, do vậy
1. 98% số hoá
đơn đợc tính tiền
một cách chính
xác và nhanh
chóng để phục vụ
khách hàng.
1. tiến hành tự
động hoá một số
công đoạn nh: chỉ
nhập mã hàng còn
tên hàng, giá bán
đợc tự đọng in ra,
13
Khách hàng
1.0
lập hoá đơn,
xử lý thu tiền
2.0
Ghi chép
vào thẻ
kho
3.0
Nhập hàng
4.1
Tổng hợp
doanh thu
bán hàng
Hàng đã
chọn
Hoá đơn thu tiền
Phiếu xuất
Nhà cung
cấp
Phiếu thu
tiền
Phiếu chi
Phiếu
nhập
HD
nhập
Phiếu chi
tiền
Giám Đốc
Báo cáo
doanh thu
bán hàng
Bc Bán hàng
Bc tồn kho
Bc mua hàng
4.2
tổng hợp
chi phí mua
hàng
Bc chi phí mua
hàng
Đề án chuyên ngành SV Trần Văn Sung Tin 41A
nàn rất nhiều.
2. vấn đề quản
lý hàng tồn kho
rất khó khăn, có
khi hàng trong
kho hết mà thủ
kho lại báo là
còn
kiểm tra rất khó.
2. hàng tồn kho
vẫn đợc kiểm soát
bằng phơng pháp
thủ công, do vậy
vấn đề kiểm tra l-
ợng hàng tồn còn
hay hết rất khó
khăn và hay sảy
ra lầm lẫn
2. kiểm soát hàng
tồn kho bằng máy
tính do vậy rễ
dàng kiểm tra l-
ợng hàng tồn kho.
và giá bán nhân
với số lợng để
tính ra đợc số tiền
mà khách phải trả
cho lợng hàng
hoá mà khách
mua.
2. tạo ra lợng
hàng hoá tồn kho
min, max để dễ
dàng kiểm soát đ-
ợc hàng hoá tông
kho, không lo nhỡ
hàng
Khả thi hệ thống mới
- 7 máy PC (mỗi máy 8 triệu ) 56 triệu.
- 1 máy in 4 triệu.
- Phần mềm 10 triệu.
- Đào tạo 1 triệu.
- Quản lý 1 triệu.
Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.
Thời gian thch hiện giai đoạn 12 từ 08/9/2002 đến 188/9/2002.
I.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic tử các thông tin ra
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét