lời nói đầu
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dơng, có dân số
15 vạn ngời, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử đợc xếp hạng
Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2
, có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng tam giác
kinh tế Hà Nội Hải Phòng Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng núi Đông
Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng. Có hệ thống
giao thông đờng bộ và đờng sắt huyết mạch nh quốc lộ 18 kéo dài từ đông sang
tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đờng 183 nối liền trung tâm huyện tới thành phố
Hải Dơng- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và Hải Dơng. Là vùng đất
có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát triển ngành công nghiệp,
khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu công nghiệp trọng điểm
của địa phơng và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa
bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí
nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh còn có rất nhiều trờng học, trờng
dậy nghề thu hút rất nhiều ngời ở nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ
của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu
cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phơng cũng tăng lên, đặc biệt là
trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày
càng tăng rõ rệt.
Trớc năm 2001 tỉnh Hải Dơng chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở Thành
Phố Hải Dơng, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu đợc thực
hiện bởi hệ thống các Phòng T Pháp cấp huyện. Do những quy định về thẩm
quyền chứng thực của các Phòng T Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến không đáp
ứng đợc nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng T Pháp chủ yếu
thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ còn công
chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu nh không thực hiện. Đối với địa ph-
ơng có nền kinh tế phát triển với nhiều trờng trạm, nhà máy, xí nghiệp đóng trên
địa bàn nh huyện Chí Linh thì Phòng T Pháp cấp huyện không đáp ứng đợc yêu
cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu
cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 đợc thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao
Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trởng phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng
Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định đợc
vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa
phơng mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển ngày càng
cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng
đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó thì Phòng
Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để đáp ứng ngày
càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng nên vấn đề
Hoạt động công chứng của nhân dân địa phơng, thực trạng và giải pháp là
một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cơng vị là một sinh viên về thực tập tại Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng em xin nghiên cứu, viết đề tài này.
Nội dung
A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh
hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dơng:
I. Công chứng bản sao giấy tờ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng:
Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng
đa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên,
Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét,
nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả
bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu,
viết biên lai thu tiền và trả văn bản.
Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng
tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, thế nhng nó lại trở thành hoạt động chính
và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng
Ngời yêu cầu
công chứng
Công chứng viên
Nhân viên khác
trong phòng
gần 90% lợng công việc cũng nh là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công
Chứng số 2, thể hiện cụ thể nh sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng hợp
trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 9.041 trờng hợp
trong tổng số 9.290 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 28.000 trờng hợp
trong tổng số 28.574 lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 33.000 trờng hợp
trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc 3.233 trờng
hợp trong tổng số 3.268 lợng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng, nên xác định đợc điều đó Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dơng luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh
nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi
thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và ngời yêu cầu công chứng, từ đó rút
ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo
tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công
chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện đợc rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ đợc đem đến để yêu cầu công chứng. Các sai
sót đó có thể là còn thiếu, cha đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan
có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trờng hợp ngời yêu cầu công
chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trớc những sai
sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục đợc
thì trực tiếp yêu cầu ngời yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hớng dẫn họ
khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn nh: Sổ hộ khẩu khi ngời dân
đem đến yêu cầu công chứng thờng gặp phải trờng hợp có một khẩu hoặc một số
khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của
cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trờng hợp
nh vậy thì Công chứng viên hớng dẫn, giải thích cho ngời yêu cầu công chứng về
Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Tr-
ờng hợp ngời yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nh-
ng giữa các loại văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm
sinh, có thể là họ tên, gặp trờng hợp nh vậy Công chứng viên từ chối công
chứng, hớng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có
thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính ) Công chứng viên chỉ công chứng khi các
giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy
tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tơng đối nhiều vì xuất phát từ vị
trí có nhiều trờng trạm đóng trên địa bàn (trờng Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện,
trờng Công nhân Cơ giới 17, trờng Ôtô số 1, Trờng Quân chính Quân khu 3 và
nhiều trờng trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng
viên phát hiện đợc rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do ngời yêu cầu công
chứng tạo lên nh tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trờng hợp không học,
không có bằng nhng mợn bằng của ngời khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó
điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trờng hợp này khi công chứng phát
hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng
chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến
trả lời. Sau khi tạm thu cử ngời đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu
cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng
theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng
nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai gửi cơ
quan chức năng giải quyết, xử lý.
II. Công chứng bản dịch:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải D-
ơng:
Quy trình công chứng bản sao đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công chứng
nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên, Công
chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán bộ phụ
trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác viên dịch
thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản dịch trớc
mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng tác viên, sau
đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các thủ tục cần thiết
khác nh đóng dấu, ghi biên lai, hoàn thiện bản dịch trả cho ngời yêu cầu dịch
thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu còn
hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng Công
Chứng thay Phòng T Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, nh-
ng do sự phát triển của mạng lới thông tin liên lạc, tuyên truyền, phổ biến Pháp
luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên nhu cầu công
Người yêu cầu công
chứng
Công chứng viên
Cán bộ phụ trách dịch
thuật
Cộng tác viên dịch
thuật
chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, ngời dân khi có nhu cầu thì họ đã tự
tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy mà kết quả công
chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lợng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng đợc
470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lợng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đã công chứng
đợc 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lợng việc công chứng của phòng.
Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lợng cũng nh chất l-
ợng của các bản dịch đã ngày càng đợc nâng cao, các bản dịch hầu hết đều đợc trả
trong ngày hôm sau, chỉ có một số trờng hợp do số lợng dịch nhiều thì thời gian
trả có thể từ 3 đến 7 ngày.
Để đáp ng đợc ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng
Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên
dịch thuật, các Cộng tác viên đều là ngời có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành đại
học.
Với mạng lới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng
bản dịch đợc tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo đợc tính chính xác, kịp thời, các văn
bản dịch thuật đều đợc trả cho ngời yêu cầu công chứng chậm nhất trong một
tuần.
Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lu, hợp tác,
học tập, công tác, lao động ở nớc ta cũng nh nhân dân nớc ngoài đến học tập,
công tác, giao lu, lao động ở nớc ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về công
chứng bản dịch ngày càng cao.
Nh Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng thì ngay sau khi hoạt động đơn
vị đã củng cố đợc một mạng lới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các thứ tiếng
thông dụng nh tiếng Anh, Đức, Trung Quốc các Cộng tác viên của đơn vị đều
là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu năm và đã đợc
thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều đảm bảo tính chính
xác cao.
Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công
nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều ngời, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để hoạt
động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không
ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện cha
có theo nhu cầu của nhân dân.
III. Công chứng hợp đồng, giao dịch:
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng:
Người yêu cầu
công chứng
Công chứng
viên
Trưởng phòng
Cán bộ tiếp
nhận hồ sơ
Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch đợc thực hiện: Ngời yêu cầu công
chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ đợc chuyển tiếp cho trởng
phòng xem xét sau đó trởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên thực hiện.
Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, ngời yêu cầu công chứng đến trực tiếp ký hợp
đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ làm
các thủ tục nh đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho ngời yêu cầu công
chứng.
Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng nh tốc độ
phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu công
chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công Chứng
số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch
khác đã gia tăng đáng kể :
STT Việc công chứng
Số lợng việc công chứng
(hợp đồng, giao dịch)
Năm
2001
Năm
2002
Năm
2003
Năm
2004
Quý I
năm
2005
1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46
2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02
3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0
4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0
5 Công chứng hợp đồng mua bán
nhà
0 0 0 124 19
6 Công chứng hợp đồng tặng cho
bất động sản.
0 01 0 21 14
7 Công chứng di chúc 0 0 01 04 01
8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05
9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0
10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0
11 Công chứng văn bản khai nhận di
sản.
0 02 01 02 01
12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0
Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001
đến năm 2004.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các
tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng đợc quan tâm, trú trọng,
đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng đợc những hợp đồng vay vốn
với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cũng nh
mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp đồng đã đợc
các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận.
Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính
trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các loại
hợp đồng này đợc thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhng phần lớn các
hợp đồng đều đợc giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một tiếng đồng
hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà ngời yêu cầu công chứng đã chuẩn bị tốt,
đầy đủ các thủ tục giấy tờ).
Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân viên
Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách nhiệm cao,
đã hớng dẫn ngời yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có phàn nàn gì,
đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho ngời yêu cầu công
chứng (nh có nhiều trờng hợp ngời yêu câu công chứng muốn công chứng di chúc
nhng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng đợc tại trụ sở làm việc của
Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến tận nhà ngời yêu cầu
công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trờng hợp hai vợ chồng thống
nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp vay vốn ngân hàng nhng
có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công chứng hợp đồng thế chấp đợc
thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử ngời đến tận nhà hoàn thiện thủ tục).
Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch
khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng vẫn còn nhiều hạn chế, mặc dù
hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng số 2 thế
nhng nó lại chiếm một số lợng cũng nh thời gian rất ít, tại đây chức năng, nhiệm
vụ chính của phòng cha đợc phát huy.
B. những Bất cập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng
Hoạt động công chứng ở nớc ta cũng nh hoạt động công chứng tại Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng trong những năm qua tuy có những u việt là có
hệ thống tổ chức đợc quản lý chặt chẽ, đảm bảo đợc các yêu cầu về tiêu chuẩn
trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của
ngời yêu cầu công chứng song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều tồn tại cần khắc
phục:
- Nh Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao chỉ
là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhng tại Phòng Công Chứng số
2 Tỉnh Hải Dơng thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động nổi cộm ở đây
dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá tải, làm giảm
hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức năng, nhiệm vụ
chính của phòng công chứng nh: việc đầu t vào công chứng bản sao giấy tờ đã
khiến Phòng Công Chứng số 2 cha tập trung đúng mức cho việc tổ chức, triển khai
thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên không thể dành
thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu chuyên sâu về công việc đích thực
của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối kết hợp với các cơ quan hữu quan để
thực hiện tốt việc công chứng đích thực.
- Do Phòng Công Chứng số 2 đợc đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền núi
với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của ngời dân ở rất nhiều cấp
bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi ngời lại có những tình trạng tâm lý,
suy nghĩ khác nhau: Một số ngời có quan niệm đến với cơ quan công chứng là b-
ớc vào cửa quan bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính quyền, một số ngời lại
quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu cầu đều sẽ đợc giải quyết
khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có nhiều ngời sẵn có mặc cảm khi
phải đến cơ quan nhà nớc họ sẽ phải gặp phải thái độ cửa quyền, hách dịch thậm
chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý của ngời yêu cầu công chứng cùng với
trình độ nhận thức về pháp luật của ngời yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất
lớn tới hoạt động công chứng của phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng
gay gắt nếu việc yêu cầu công chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi
đến yêu cầu công chứng thì họ hy vọng là sẽ đợc giải quyết hay ít ra là đợc lời
phúc đáp chu đáo song không phải là mọi yêu cầu công chứng đều đợc giải quyết.
Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thờng không
hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí còn
thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp
nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho
Công chứng viên cũng nh nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết công
việc.
- Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch giữa
hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó mới chỉ
ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng một việc
nếu do phòng công chứng thực hiện thì đợc gọi là công chứng còn nếu do Uỷ ban
nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì đợc gọi là chứng thực.
Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này thì có một số loại
việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng công chứng dẫn đến
việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công chứng. Qua việc đùn đẩy
trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật của nhân dân về công tác
công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi khi họ nghĩ chỉ có phòng công
chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công chứng.Tổng hợp những lý do trên
là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng phòng công chứng quá tải trong khi đó
thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân tạm thời bị lãng quên.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng
số 2 Tỉnh Hải Dơng thờng có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan nh: Hỏi
các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì phải liên hệ với cơ quan địa chính nhà, đất;
hỏi về văn bằng, chứng chỉ thì phải liên hệ với các cơ quan về giáo dục và đào tạo;
hỏi về giấy tờ xuất, nhập cảnh thì phải liên hệ với cơ quan ngoại giao; hỏi về các
giấy tờ liên quan đến t cách pháp nhân của doanh nghiệp phải liên hệ với các cơ
quan cấp giấy phép đăng ký kinh doanh để xác minh, điều tra tính đứng đắn
của văn bản công chứng. Thế nhng không phải mọi yêu cầu, kiến nghị nào đều đ-
ợc phúc đáp nhanh chóng, chính xác, kịp thời mà đôi khi rất chậm thậm chí còn
không có trả lời hay trả lời không đúng trọng tâm. Những hạn chế này đã gây rất
nhiều khó khăn cho công tác công chứng, không đảm bảo đợc tính cấp thiết của
công việc, không đáp ứng đợc nhu cầu của nhân dân gây mất niềm tin của nhân
dân cũng nh mất uy tín của phòng công chứng.
- Theo quy định của pháp luật thì: Công chứng viên biết hoặc phải biết
yêu cầu công chứng hoặc nội dung công chứng trái pháp luật, đạo đức xã hội. thế
nhng đâu phải Công chứng viên nào cũng có khả năng nhận biết đợc những văn
bằng, chứng chỉ là giả mạo hay là thật đặc biệt trong thời đại hội nhập hiện nay
với trình độ kỹ thuật ngày càng tiên tiến, hiện đại, những kỹ thuật giả mạo tinh vi
ngày càng phát triển thì vấn đề này càng trở nên khó khăn đối với các Công chứng
viên, đồng thời trong cuộc sống hiện nay thì với nhu cầu của xã hội thì con dấu đ-
ợc xuất hiện rất nhiều mà không phải mẫu con dấu nào Công chứng viên cũng đợc
biết do vậy mà việc nhận biết con dấu trên văn bản do ngời yêu cầu công chứng
xuất trình là thật hay giả là việc rất khó khăn đối với mỗi Công chứng viên đặc
biệt là đối với những Công chứng viên mới vào nghề.
- Cùng với sự phát triển của các mối quan hệ hợp tác Quốc tế nên những
văn bằng, chứng chỉ mang đến yêu cầu công chứng bằng tiếng nớc ngoài tại
Phòng Công Chứng ngày càng nhiều và đa dạng các thứ tiếng, nhiều thứ tiếng nh
vậy gây khó khăn không nhỏ đối với sự nhận biết về nội dung của văn bản công
chứng, hơn thế càng khó nhận biết văn bằng, chứng chỉ đó có hợp pháp hay
không.
- Do mạng lới Cộng tác viên dịch thuật tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng vẫn còn hạn hẹp, chỉ phổ biến ở một vài thứ tiếng nh tiếng Anh, Pháp,
Trung Quốc, Đức,Séc. Do vậy cha đáp ứng đợc nhu cầu dịch thuật đa dạng của
khách hàng, nhiều trờng hợp khách đến yêu cầu dịch thuật từ tiếng Việt sang tiếng
MaLai, Hàn Quốc, Ba Lan Thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dơng đều từ
chối không đáp ứng đợc. Điều này đã làm cho công việc của một số ngời dân bị
nhỡ nhàng, họ không hài lòng với việc từ chối đó, đặc biệt là đối với trờng hợp họ
có nhu cầu cần ngay, cần gấp bản dịch.
- Với kinh nghiệm của các Công chứng viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh
Hải Dơng thì trong qúa trình tiếp nhận văn bản công chứng thì họ phát hiện ra rất
nhiều văn bằng, chứng chỉ có dấu hiệu giả mạo, sửa chữa, tẩy xoá tinh vi nên các
Công chứng viên đã lập văn bản tạm giữ văn bản để đa đi giám định, xác minh
mà việc giám định điều tra xác minh này rất tốn kém về chi phí đi lại, mất thời
gian, gây khó khăn cho Phòng Công Chứng số 2 bởi vì ở đây lợng công chứng
viên,nhân viên trong phòng rất hạn chế nếu họ đi xác minh, giám định thì lợng
công việc của họ ở phòng lại bị ùn lại( đối với những hôm khách đến yêu cầu
công chứng đông), đồng thời khi họ đi xác minh, điều tra không phải cơ quan,
đơn vị nào cũng tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ, nhiều trờng hợp
muốn xác minh đợc cũng phải hết mấy lợt đi đi lại lại.
- Việc xác định cơ quan công chứng là cơ quan nhà nớc, công chứng viên là
công chức nhà nớc đã ảnh hởng không nhỏ đến việc xác định tính khách quan
trong hoạt động công chứng, không giải quyết kịp thời các yêu cầu chứng nhận
các quan hệ phát sinh trong đời sống xã hội vì công chứng viên bị ràng buộc bởi
hoạt động hành chính trong công sở nhà nớc, sự ùn tắc của Phòng Công Chứng số
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét